Die Software­Lösung pkONE reduziert den Administrationsaufwand und schafft Zufriedenheit

Der folgende ShowCase gibt einen Überblick über die Entstehung und den Einsatz der Software­Applikation pkONE (bisher OMAN) bei der Basellandschaftlichen Pensionskasse.

Kundenprofil

Die BLPK (Basellandschaftliche Pensionskasse) zählt insgesamt über 250 angeschlossene Arbeitgeber zu ihren Kunden. Der Kanton Basel­Land ist der grösste Partner. Weitere namhafte Kunden sind die Gemeinden des Kantons Basel­Land, die kantonalen Spitäler, die Basellandschaftliche Kantonalbank, Schulen, die Uni Basel und Altersheime. Ihr Erfolg basiert nicht zuletzt auf der leistungsfähigen IT­Infrakstuktur, die es den Mitarbeitern gestattet, Ihre Kunden sicher und effizient zu betreuen. Bei der Verwaltung der Mutationen im Austausch mit den Arbeitgebern fehlte bisher aber die digitale Anbindung. Deswegen holte die BLPK einen erfahrenen IT­Software­Partner an Bord um diese Aufgabe zu lösen.

Ausgangssituation

Die Prozesse des Mutationsmanagements binden mehrere Personen und erfordern eine sehr hohe Konzentration. Zusätzlich zur beschriebenen Ausgangssituation (s. Kasten links) wurde der Aufwand für das Mutationsmanagement besonders am Beispiel der Lohnerfassung 1. Januar und dem Versand der Beiträge deutlich, bei der eine schnelle Verarbeitung sehr wichtig ist: Zum Austausch zwischen Arbeitgebern und BLPK wurden Disketten mit den Daten (Mutationen und Beiträge) verschickt. Fehlerhafte Daten wurden teilweise z. B. erst bei der Überprüfung neuer Beiträge beim Arbeitgeber entdeckt. Dies erforderte dann eine zusätzliche Iteration des Prozesses, was eine Verzögerung von mehreren Tagen bedeuten konnte.

Lösung

In Zusammenarbeit mit der Firma optimizeIT wurde der Anforderungskatalog definiert und in der Software­Applikation pkONE umgesetzt. Der Arbeitgeber kann nun auf die Daten seiner Versicherten über das Internet zugreifen, Versichertendaten sichten und Mutationen vornehmen: Von der Neuaufnahme, über Mutation von Stamm­ oder Versicherungsdaten, bis hin zu Austritten, alles wird abgedeckt. Eine hohe Datenqualität wird durch die vielen eingebauten Plausibiltätskontrollen gewährleistet: Vollständigkeit und Korrektheit von Daten und Abhängigkeiten zwischen Mutationsdaten. All das macht die Mutation sehr einfach und effizient. Rückfragen und inkorrekte Daten gehö­ ren der Vergangenheit an, Datenaktualität und ­integrität sind gewährleistet. pkONE informiert auch über den Status einer Mutation in der Prozesskette (erfasst, validiert, verarbeitet), da eine Mutation erst nach der Kontrolle durch den Kundenberater rechtskräftig wird. Sämtliche Informationen, die die Pensionskasse über den Arbeitnehmer verwaltet, können sofort von den autorisierten Arbeitgebern online eingesehen werden. Beispielsweise ist in den Prozess der «Lohnerfassung 1. Januar» jetzt nur noch eine Person involviert. Auch hier stehen die erfassten Mutationen und die Beiträge zum Download online zur Verfügung. Die Übermittlung der Daten zum Pensionskassen­System geschieht durch die Standardprozesse, die auch die neu berechneten Beiträge wieder pkONE zur Verfügung stellen. Die gestellten Anforderungen in Bezug auf Durchlaufzeiten, Ressourcenbindung, Nachvollziehbarkeit und Datenqualität werden mit pkONE voll erfüllt. Auch die digitale, nicht manuelle, Verarbeitung der grossen angebundenen Arbeitgeber wird über pkONE realisiert.

pkONE ist eine enorme Vereinfachung für unsere Arbeitgeber, sowie Kundenberater. Es übernimmt den Datenaustausch und garantiert die Datensicherheit und Vertraulichkeit.» Thomas Amstutz, Technik, BLPK

pkONE passt sich Ihrem System an: Das Integrationsframework bietet für den automatischen Transfer sämtliche Möglichkeiten (bspw. per Webservice, per Mailbox, per FTP­Server). Bei der BLPK wird im Moment eine Mailbox­Variante benutzt, in der verschlüsselte Dateien der Institutionen eingehen und automatisch verarbeitet werden. Auch hier bieten die Konvertierungs­ und Berechnungsfunktionen des Integrationsframeworks alle Möglichkeiten (Verarbeiten und Erstellen des jeweiligen Kundenformats, etc.). Die Anpassungsfähigkeit demonstrierte pkONE auch bei der Umstellung der Pensionskassen­Software:

Die BLPK hat von 2007 auf 2008 eine Umstellung ihrer PK­Software vollzogen. Während dieser Umstellungsphase und auch in Bezug auf die Abstimmung mit der neuen PKSoftware ermöglichten die Mappingund Konvertierungs­Funktionalitäten einen reibungslosen Umstieg. Somit hat pkONE auch bewiesen, dass eine Umstellung auf eine andere PKLösung kein Problem darstellt» so Thomas Amstutz, Hauptverantwortlicher des Migration­Prozesses.

Resultate

Das ganze Mutationsmanagement wird jetzt über eine Schnittstelle, nämlich pkONE, abgehandelt. Vertraulichkeit, Integrität, Sicherheit, Effizienz, Transparenz und Geschwindigkeit sind alles Vorteile, die mit pkONE erreicht wurden. Sachbearbeiter haben ihre zugewiesenen Buchstabenkreise. pkONE liefert schnell Informationen und Statistiken über Benutzer, Mutationen und den angebundenen Arbeitgebern. Auch der Service für die Arbeitnehmer selber ist durch pkONE noch besser geworden: Sie können sich nun jederzeit ihre aktuellen Vesicherungsausweise herunterladen. Dabei sind Funktionalitäten für das Ausdrucken von Zugangsberechtigungen, das Beantragen von Zugängen oder vergessene Passwörter in pkONE integriert.